Apartman Yönetici Toplantı Çağrı Şablonu: KMK m.29 Uyumlu 5 Adımlık Süreç ve 3 Hazır Metin

Çağrı Olmadan Karar Olmaz — Hızlı Yanıt

Apartman yönetici toplantı çağrısı, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK, 634 s.) madde 29 çerçevesinde yazılı, en az 15 gün önceden tebliğ edilmiş, gündemi açık bir belgedir. Çatı tamiri gibi olağanüstü onarımlarda yönetici karar defterine gerekçeyi yazar, gündemi hazırlar, iadeli taahhütlü posta veya noter ihtarnamesiyle malikleri çağırır. İlk toplantıda KMK m.30/2 uyarınca sayı ve arsa payı çoğunluğu sağlanamazsa, ikinci toplantı en az 7 gün sonra yapılır ve yeter sayı aranmaz; katılanların salt çoğunluğu karar alır. Yöneticinin çağrı yapmaması halinde kat maliklerinin üçte biri yazılı talepte bulunur, yönetici 7 gün içinde harekete geçmezse bizzat kat malikleri çağrı yapar (m.29/2).

Hukuki bilgilendirme: Bu makale 30 yılı aşkın gayrimenkul hukuku tecrübesine dayalı genel bilgi amaçlıdır. Her olay yönetim planına, bina dinamiğine ve maliklerin tutumuna göre farklı sonuç doğurur. Açılan veya açılacak davanız için Ankara Barosu’na kayıtlı bir avukattan somut görüş alın.

1. KMK m.29: Toplantı Çağrısı Kim Tarafından, Nasıl Yapılır?

KMK madde 29 toplantı çağrısı yetkisini şu kişilere verir:

1. Yönetici — sekiz ve daha fazla bağımsız bölümlü binalarda zorunlu olan yönetici (m.34).
2. Denetçi — kat malikleri kurulunca atanmışsa.
3. Kat maliklerinin üçte biri — yönetici çağırmazsa.

Çağrı yazılı olmak zorundadır. Sözlü, kapı altına bırakılmış kâğıt, sadece ilan tahtasına asılmış duyuru — bunların hiçbiri tek başına geçerli tebligat sayılmaz. Yargıtay 18. HD’nin 2014/15326 E. sayılı kararı, kapı altına bırakılan çağrının imza karşılığı tebliğ sayılamayacağını açıkça vurgulamıştır.

Olağan toplantı yönetim planında belirtilen tarihte (genellikle yıllık), olağanüstü toplantı ihtiyaç doğduğunda yapılır. Çatı akıntısı, ısı yalıtımı, asansör arızası, yönetici azli gibi gündemler tipik olağanüstü toplantı sebepleridir.

2. 5 Adımlık Çağrı Hazırlama Süreci

Yöneticinin sırasıyla yapması gerekenler şu beş adımdır:

Adım 1 — Karar Defterine Gerekçe

KMK m.32, karar defteri tutmayı zorunlu kılar. Toplantı çağrısı yapmadan önce yönetici, gerekçeyi (örn. “Daire 8 maliki Ali Yılmaz’ın 12.04.2026 tarihli dilekçesi ve 15.04.2026 tarihli usta keşif raporu uyarınca çatı akıntısı tespit edilmiş; m.19/2 yararlı tamirat çerçevesinde olağanüstü kurul toplantısı çağrılması zorunluluğu doğmuştur”) deftere işler.

Adım 2 — Gündem Maddelerini Belirle

Gündem sayılı ve açık olmalıdır. “Diğer konular” tek başına yetersizdir; somut başlık aranır. Çatı tamiri için tipik gündem:

1. Açılış, yoklama, divan teşkili, arsa payı tablosunun okunması.
2. Çatı akıntısı keşif raporunun (ek-1) görüşülmesi.
3. Alınan iki adet tamir teklifinin (ek-2, ek-3) değerlendirilmesi.
4. Çatı onarımı kararının KMK m.19/2 uyarınca sayı ve arsa payı çoğunluğu ile oylanması.
5. Masraf paylaşımı (KMK m.20/a — arsa payı oranında) ve ödeme planının (peşin / 2 taksit) karara bağlanması.
6. Dilek ve temenniler.

Adım 3 — Çağrı Metnini Tebliğ Et

En az 15 gün öncesine dikkat. Tebligat yöntemi seçenekleri H2 #4-5-6’da detaylı.

Adım 4 — İkinci Toplantı Tarihini Çağrıda Belirt

KMK m.30/3 net: “İlk toplantıda gerekli çoğunluk sağlanamazsa, en geç on beş gün içinde yapılacak ikinci toplantıda mevcut bulunanların oy çokluğu ile karar verilir.” Çağrıda her iki tarih, saat ve yer baştan yazılır; ikinci çağrıya gerek kalmaz.

Adım 5 — Tutanak ve Karar Defteri

Toplantıda alınan karar oturum bitmeden karar defterine yazılır, katılan tüm maliklerce imzalanır. İmzalanmamış karar Yargıtay 18. HD içtihadına göre iptale açıktır.

3. Olağan vs Olağanüstü Toplantı Farkı (Çatı Tamiri = Olağanüstü)

Çatı akıntısı dönemsel olağan toplantıyı bekleyemez; olağanüstü toplantıdır. Bunu yönetici karar defterinde “olağanüstü toplantı çağrısı” olarak nitelendirir.

Apartmanda çatı tamir kararı rehberimizde çoğunluk türleri (sayı + arsa payı, 4/5, oybirliği) detaylı anlatılmaktadır.

4. Çağrı Şablonu (Standart — İadeli Taahhütlü / Elden)

KAT MALİKLERİ KURULU OLAĞANÜSTÜ TOPLANTI ÇAĞRISI

Sayın [Ad Soyad] (Kat Maliki),

[Apartman Adı] Apartmanı (Tapu: [Mahalle/Ada/Parsel]) Kat Malikleri Kurulu, aşağıda yer alan gündemi görüşmek üzere [Tarih] [Saat] saatinde [Açık adres — apartman bahçesi / dış mekân / yakın bir kapalı salon] adresinde olağanüstü olarak toplanacaktır.

İlk toplantıda KMK m.30/2 uyarınca sayı ve arsa payı çoğunluğu sağlanamadığı takdirde, KMK m.30/3 gereğince ikinci toplantı [Tarih + 7 gün] [Saat] saatinde aynı yerde mevcut bulunanların oy çokluğu ile yapılacaktır. Bu duruma ilişkin ayrıca çağrı yapılmayacaktır.

Gündem:

1. Açılış, yoklama, divan teşkili, arsa payı tablosunun okunması.
2. [Tarih] tarihli çatı akıntısı keşif raporunun (ek-1) görüşülmesi.
3. Alınan tamir tekliflerinin (ek-2, ek-3) değerlendirilmesi.
4. Çatı onarımı kararının KMK m.19/2 uyarınca sayı ve arsa payı çoğunluğu ile oylanması.
5. Masrafın KMK m.20/a uyarınca arsa payı oranında dağıtılması ve ödeme planının (peşin / 2 taksit) karara bağlanması.
6. Dilek ve temenniler — kapanış.

Bizzat katılamayacak kat maliklerinin yazılı vekaletname ile (KMK m.31) temsilci göndermesi mümkündür. Toplantıya gelmemek karara muhalefet anlamına gelmez; alınan karar tüm malikleri bağlar (KMK m.30).

Saygılarımla,

Yönetici [Ad Soyad] [Tarih] [İmza]

5. Çağrı Şablonu (WhatsApp Mesaj Sürümü — Yedek)

WhatsApp mesajı tek başına yeterli değildir; iadeli taahhütlü posta veya elden imza ile birlikte yedek delil olarak kullanılır. Yargıtay HGK 2018 kararı, malikin telefon numarasını daha önce yöneticiye verdiğini ve mesajı görüntülediğini (mavi tik) gösteren ekran görüntüsünü destekleyici delil saymıştır.

OLAĞANÜSTÜ TOPLANTI ÇAĞRISI

Sayın komşumuz [Ad],

[Apartman] Kat Malikleri Kurulu [Tarih] saat [Saat] [Yer] adresinde çatı tamiri gündemi ile olağanüstü toplanacaktır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanmazsa [Tarih + 7 gün] saat [Saat] ikinci toplantı yapılır.

Gündem ve keşif raporu ektedir (PDF). Resmi çağrı belgeniz iadeli taahhütlü posta ile [Tarih] tarihinde gönderilmiştir; PTT takip no: [Numara].

Katılımınız önemlidir. Bilgilerinize.

Yönetici [Ad Soyad]

6. Çağrı Şablonu (Noter İhtarnamesi — Olağanüstü ve Kritik Kararlar)

Noter ihtarnamesi en güçlü tebligat şeklidir. Çatı tamiri gibi maliyeti 50.000 TL üzerini aşan, daha önce uyuşmazlık yaşanmış binalarda tavsiye edilir. Maliyeti 300-700 TL/malik aralığındadır ama bir iptal davası karşısında bu maliyet sigortadır.

NOTER İHTARNAMESİ

İhtar Eden: [Yönetici Ad Soyad] — [Apartman Adı] Yöneticisi Muhatap: [Kat Maliki Ad Soyad] — [Apartman] Daire [No] Kat Maliki

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.29 uyarınca, [Apartman] Kat Malikleri Kurulu [Tarih] saat [Saat] tarihinde [Adres] adresinde olağanüstü toplantıya çağrılmaktadır.

Toplantı gündemi ekte sunulmuş olup, başlıca konu [Tarih] tarihli keşif raporuyla tespit edilen çatı akıntısının onarımıdır.

KMK m.30/3 uyarınca ilk toplantıda yeter sayı sağlanamadığı takdirde [Tarih + 7 gün] saat [Saat] tarihinde ikinci toplantı yapılacak; mevcut bulunanların oy çokluğu ile karar alınacaktır.

Toplantıya katılmamanız halinde dahi alınacak karar KMK m.32 uyarınca tarafınızı bağlayacaktır.

Bilgilerinize ihtaren tebliğ olunur.

7. Gündem Maddesi Yazımı: Çatı Tamiri Örneği (m.19/2 Yararlı Tamirat)

Gündem maddesinin soyut değil somut yazılması esastır. Yanlış-doğru karşılaştırmaları:

Yargıtay 18. HD 2016/4938 E. sayılı kararı, soyut gündem maddelerinde alınan kararların iptalini onamıştır. Bu yüzden çağrıda gündem 6-8 maddeyle açıkça numaralandırılmalıdır.

8. İkinci Toplantı: 7 Gün Sonra mı, Aynı Gün mü?

KMK m.30/3 madde metni: “İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, en geç on beş gün içinde yapılacak ikinci toplantıda mevcut bulunanların oy çokluğu ile karar verilir.”

Uygulamada üç hata sık görülür:

1. “Aynı gün 30 dakika sonra ikinci toplantı yaptık.” Geçersiz. KMK “en geç 15 gün içinde” der, asgari süre yargı kararlarıyla 7 gün olarak şekillenmiştir (Yargıtay 18. HD 2009/7745 E.).
2. “İkinci toplantı için ayrı çağrı yapmalı mıyız?” Hayır. İlk çağrıda her iki tarih yazıldıysa ek çağrı şart değildir.
3. “İkinci toplantıda yine yeter sayı arıyoruz.” Hayır. İkinci toplantıda yeter sayı aranmaz; teorik olarak 1 daire bile karar alabilir. Kat maliki toplantıya katılmazsa ne olur yazımızda detaylı.

9. Yönetici Çağırmazsa Ne Olur? Kat Maliklerinin 1/3’ü Nasıl Çağırır

KMK m.29/2 net: “Yönetici tarafından çağrı yapılmadığı takdirde, yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte biri isteğiyle… toplantı çağrısı yapılır.”

Pratik adımlar:

1. Üçte bir kat maliki (sayı bakımından) imzalı dilekçe hazırlar.
2. Dilekçe yöneticiye iadeli taahhütlü posta ile tebliğ edilir; gündem ve önerilen tarih belirtilir.
3. Yönetici 7 gün içinde çağrı yapmazsa, dilekçeyi imzalayan malikler bizzat toplantı çağrısı yaparlar.
4. Çağrı süresi (15 gün), tebligat şekli (taahhütlü/elden), gündem yazımı aynı KMK kuralları uygulanır.

Bu yol özellikle yöneticisi pasif kalan veya kat malikleriyle çatışmalı eski Keçiören, Etlik, Bahçelievler apartmanlarında çatı gündemini hareket ettirmek için işlevseldir.

10. Çağrı Geçerliliği Checklist’i (Mahkeme İptaline Karşı)

Çağrıyı tebliğ etmeden önce yöneticinin tek tek doğrulaması gereken 10 kontrol:

• Karar defterine gerekçe yazıldı mı? (KMK m.32)
• Gündem somut, sayılı, ekleriyle birlikte hazır mı? (m.32)
• Çağrı en az 15 gün öncesinden tebliğ edildi mi? (m.29)
• Tebligat şekli yazılı mı? (taahhütlü/noter/elden imza — m.29)
• İkinci toplantı tarihi çağrıda yer aldı mı? (m.30/3)
• Toplantı yeri ve saati açık yazıldı mı?
• Tüm malikler — yurtdışındakiler dahil — tebliğ edildi mi?
• Vekaletname kabul şartları belirtildi mi? (m.31)
• Çağrı imzalı / mühürlü mü?
• Tebligat alındılarının kopyası dosyada mı?

Bu checklist’i atlamak, kararı KMK m.33 iptal davasına açık hale getirir; itiraz eden malik karar tebliğinden itibaren 1 ay içinde Sulh Hukuk Mahkemesi’ne başvurabilir. Çatı tamir ihalesi dahi geriye dönük etkilenir; yöneticinin şahsi sorumluluğu doğabilir.

11. Sıkça Sorulan Sorular

Çağrı belgesini malikin oğluna teslim ettim, geçerli mi? KMK m.29 imza karşılığı tebliğden bahseder; tebellüğ alanın sıfatı (eş, oğul, kapıcı) önemlidir. Tebligat Kanunu m.16-17 hükümleri kıyasen uygulanır: aynı konutta birlikte oturan ergin kişiye tebliğ geçerli sayılır. Ancak tartışmaya yer bırakmamak için kat malikinin kendisine tebliğ tercih edilir.

Apartman ilan tahtasına asmak yeterli mi? Hayır. İlan tek başına KMK m.29’un yazılı tebliğ şartını karşılamaz. Destekleyici yöntem olarak kullanılır.

Kiracıyı toplantıya çağırmalı mıyım? KMK m.31 kiracıya dinleme hakkı verir, oy hakkı vermez. Kiracılar bilgilendirilebilir; ancak çağrı belgesi kat malikine yapılır. Apartman çatısı için zaten kiracı tamir bedeli ödemez, bu yüzden kiracı katılımı sembolik kalır.

Kapanış

Apartman yönetici toplantı çağrısı, sıkıcı bir formalite gibi görünse de kararın hukuki ömrünü belirleyen ilk halkadır. KMK m.29-30-32’ye uygun çağrı yapan yönetici, sonradan açılan iptal davalarına karşı kalkanını hazır tutar. Aksi halde 86.000 TL’lik çatı tamiri kararı Sulh Hukuk’ta çöker, ihale askıya alınır, üst kat malikinin tavanına yağmur akmaya devam eder. Bu makaledeki üç şablonu (standart / WhatsApp / noter) bina dinamiğine göre kombine ederek kullanın; karar defteri disiplini ve 10 maddelik checklist’i atlamayın.

Genel karar süreci, çoğunluk hesabı, acil onarım ve kiracı sorumluluğu için Apartmanda çatı tamir kararı rehberimizde detaylı anlatıyoruz.

Bu makale genel bilgi amaçlıdır; somut hukuki durum için avukat görüşü alın.